Warum Bieter fernbleiben

Eine ausreichende Anzahl von Bietern zu gewinnen, ist fuer den Einkauf zunehmend zur Herausforderung geworden. Weil ihre Kapazitaetsauslastung in vielen Branchen nahe am Maximum liegt, haben Lieferanten wenig Interesse, sich an Ausschreibungen zu beteiligen, die einen hohen Aufwand erfordern und zu wenig Gewinn versprechen.

Wer als Einkaeufer verstehen will, wie sich die Beteiligung wieder erhoehen laesst, muss zunaechst die Beweggruende der Bieter kennen: Unter welchen Umstaenden ist es fuer sie rational, eine Teilnahme abzulehnen? Fuer die Analyse nutzen wir Simulationen auf Grundlage der Auktionstheorie, da sich die untersuchten Verhandlungsformen naeherungsweise als Auktionen einordnen lassen.

Das Kalkuel des Bieters

Ein verbreitetes Verfahren ist die First-Price-Sealed-Bid-Auktion (FPSB): Jeder Anbieter gibt verdeckt ein einmaliges Angebot ab, alle Angebote werden gleichzeitig geoeffnet, und den Zuschlag erhaelt der Bieter mit dem niedrigsten Preis. Sieht man von nicht-monetaeren Unterschieden ab, gewinnt schlicht das guenstigste Angebot. In regulierten Branchen werden Ausschreibungen meist nach diesem Muster vergeben; andere Verhandlungsformate lassen sich fuer die Analyse gut durch eine FPSB-Verhandlung annaehern.

Ob ein Bieter teilnimmt, entscheidet er anhand seines erwarteten Payoffs:

Erwarteter Payoff = Gewinnwahrscheinlichkeit x Auszahlung im Gewinnfall − Kosten der Teilnahme

Sind die Teilnahmekosten hoeher als die wahrscheinlichkeitsgewichtete Auszahlung, bleibt der Bieter der Ausschreibung fern. Genau diese Rechnung laesst sich mit den Werkzeugen der Spieltheorie im Einkauf systematisch beeinflussen.

Angst, Gier und das optimale Gebot

Bei der Preisfindung schlagen Bieter eine strategische Marge auf ihre Kosten auf. Zwei gegenlaeufige Kraefte – plakativ Angst und Gier – bestimmen deren Hoehe. Ein mutiger Teilnehmer waehlt eine grosse Marge, ein vorsichtiger Anbieter nur einen kleinen Aufschlag. Ein hoeheres Gebot bedeutet mehr Gewinn im Zuschlagsfall, senkt aber zugleich die Zuschlagswahrscheinlichkeit. Das optimale Gebot liegt dort, wo der erwartete Payoff sein Maximum erreicht.

Eine zentrale Rolle spielt die Risikoaversion – das Ausmass, in dem jemand sichere gegenueber unsicheren Ergebnissen bevorzugt. Die meisten Menschen ziehen eine sichere Zahlung von 500 Euro einer 50-Prozent-Chance auf 1.000 Euro vor, obwohl beide denselben Erwartungswert haben. Risikoscheue Bieter konzentrieren sich darauf, den Zuschlag ueberhaupt zu erhalten, und kuemmern sich weniger um die Marge. Risikofreudige Bieter achten staerker auf ihre Gewinnspanne und sorgen sich weniger um den Zuschlag.

Zwei Hebel fuer mehr Beteiligung

Aus dem Kalkuel des Bieters ergeben sich zwei grundsaetzliche Ansatzpunkte, um die Beteiligung zu erhoehen:

  • Die Kosten der Teilnahme senken.
  • Den erwarteten Gewinn erhoehen – entweder ueber eine hoehere geschaetzte Gewinnwahrscheinlichkeit oder ueber einen hoeheren Gewinn im Falle eines Zuschlags.

Beide Hebel wirken spiegelbildlich auch dann, wenn Sie nicht beschaffen, sondern Vermoegenswerte ueber Auktionen veraeussern – auch hier entscheidet das Beteiligungskalkuel der Gegenseite ueber den Erfolg.

Teilnahmekosten senken

Die Teilnahme an einer Ausschreibung ist oft unnoetig kompliziert und langwierig: Vergabeunterlagen umfassen nicht selten mehrere hundert, manchmal sogar mehrere tausend Seiten. Wer den buerokratischen Aufwand und sonstige Vorarbeiten reduziert, senkt die Teilnahmekosten der Anbieter und erhoeht die Teilnahmequote. Besonders hoch sind die Opportunitaetskosten, wenn ein Unternehmen ohnehin an der Kapazitaetsgrenze arbeitet und seine Ressourcen anderweitig produktiv einsetzen koennte.

Eine direkte Moeglichkeit besteht darin, Bieter fuer die Teilnahme zu entschaedigen. Dabei gilt es jedoch, Signale zu vermeiden, die auf schwachen Wettbewerb hindeuten – denn dann verlangen Bieter hoehere Preise. Da bereits die Entschaedigung selbst als solches Signal gelesen werden kann, ist sie nur bei substanziellen Teilnahmekosten sinnvoll.

Erwarteten Gewinn erhoehen und Bieterzahl steuern

Zwei Faktoren beeinflussen den erwarteten Gewinn besonders stark. Erstens senkt eine hoehere Risikoaversion der Bieter die Preise – ab einem bestimmten Grad wird die Teilnahme allerdings unrentabel, und der Bieter zieht sich zurueck. Zweitens sinkt mit jedem zusaetzlichen Wettbewerber die Chance auf den Zuschlag und damit der erwartete Gewinn. Wissen Bieter, dass viele Konkurrenten antreten, lehnen sie die Teilnahme haeufiger ab – vor allem schwaechere Anbieter mit geringer Gewinnwahrscheinlichkeit.

Ein Worst-Case-Szenario entsteht, wenn sich die Bieter aehnlich einschaetzen und zugleich viele Teilnehmer erwarten: Dann kann es passieren, dass alle absagen. Gegenmittel ist, die Zahl der zugelassenen Bieter zu begrenzen und diese Begrenzung offen zu kommunizieren. Im regulierten Einkauf laesst sich die Bieterzahl verfahrensbedingt zunaechst nicht direkt deckeln – das Ziel ist aber indirekt erreichbar, etwa durch Abschichtung.

Handlungsempfehlungen fuer den Einkauf

Erwarten Sie fuer eine Ausschreibung eine geringe Bieterzahl, bieten sich vier Massnahmen an:

  • Verringern Sie die Komplexitaet und den erforderlichen Aufwand einer Teilnahme.
  • Schaetzen sich die Bieter sehr aehnlich ein und erwarten viele Wettbewerber: Begrenzen Sie die Zahl der Bieter und teilen Sie diese Begrenzung den aufgeforderten Bietern mit.
  • Bei sehr hohen Teilnahmekosten: Verguetung der Bieter fuer die Erstellung von Angeboten.
  • Setzen Sie gezielt Anreize, die den erwarteten Gewinn fuer Bieter mit den gewuenschten Merkmalen erhoehen.

Competitio hat solche Ausschreibungs- und Verhandlungsdesigns in 16 Branchen fuer ein Vergabevolumen von ueber 35 Mrd. EUR umgesetzt – wissenschaftlich fundiert auf Basis der Spieltheorie von Prof. Dr. Christian Rieck. Sprechen Sie mit uns, wenn Sie Ihre naechste Ausschreibung von Anfang an auf ausreichende Bieterbeteiligung auslegen wollen.