Kostensenkungen mit Spieltheorie in sektorenregulierter Beschaffung

Die Spieltheorie ist eine Sammlung mathematischer Methoden, die dabei helfen, strategische Interaktionen zwischen zwei oder mehr Akteuren zu analysieren.

Die nicht-kooperative Spieltheorie umfasst Konzepte wie das Nash-Gleichgewicht, starke oder schwache Dominanz von Optionen, randomisierte Strategien, unvollständige Information, Bayessche Gleichgewichte und unterschiedliche Grade von Rationalität.

Das Mechanismusdesign, ein Teilgebiet der Spieltheorie, hilft dabei, Regeln zu gestalten, die wünschenswerte Ergebnisse und Verhaltensweisen der Teilnehmer hervorbringen – etwa die Offenlegung tatsächlicher Kostenpositionen, das Anbieten verfügbarer Kapazitäten und die Senkung überhöhter Preise im Wettbewerbsbieten oder in umgekehrten Auktionen.

Spieltheorie und Mechanismusdesign haben sich im Supply-Chain-Management, im strategischen Einkauf und in Beschaffungsverhandlungen als besonders nützlich erwiesen und finden in zahlreichen Branchen breite Anwendung, etwa im Automobilsektor, in der Metallindustrie und in regulierten Branchen.

Sie unterstützen Einkaufsverantwortliche bei der Entscheidungsfindung, im Lieferantenmanagement und im Umgang mit Versorgungsrisiken, stärken deren Verhandlungsmacht und führen zu erheblichen Kosteneinsparungen, indem sie die Natur der Interaktion in der Lieferkette verändern – weg von Einkäufer gegen Lieferant, hin zu Lieferanten, die untereinander im Wettbewerb stehen.

Aufsetzen der spieltheoretischen Pilotprojekte

Wir bewerteten die Eignung der Verhandlungen, die unserem Kunden besondere Sorge bereiteten, anhand mehrerer Kriterien und stellten fest, dass sich sämtliche Verhandlungen aus den folgenden Gründen mittels Spieltheorie optimieren ließen:

1. Die Lieferanten waren grundsätzlich darauf bedacht, die Aufträge zu gewinnen.
2. Es stand ausreichend Zeit für die Vorbereitung der Verhandlungen zur Verfügung.
3. Das Volumen war hinreichend groß.

 

Entwicklung eines Vergabe- und Verhandlungsdesigns

Im nächsten Schritt ging es darum, die Wettbewerbssituation zu verstehen und für diese spezifische Wettbewerbssituation ein Vergabe- und ein Verhandlungsdesign zu entwickeln. Größere und kleinere Lieferanten schienen ihre Angebote abzustimmen, um hohe Preise sicherzustellen. Das Beschaffungsteam vergab die Aufträge über Rahmenverträge.
Wir entwickelten ein kombiniertes Vergabe- und Verhandlungsdesign, um eine Abstimmung der Lieferanten über Marktanteile zu verhindern. Die Größe der einzelnen Lose, die ein Lieferant gewann, wurde nicht vorab durch den Einkauf festgelegt. Sie ergab sich vielmehr aus einem hochkompetitiven Verhandlungsprozess, der die Präferenzen einzelner Lieferanten hinsichtlich der Anteilsgrößen berücksichtigte.

 

Abstimmung eines flexiblen Anteilsansatzes für die regulatorische Konformität

Dieses Design löste das Problem des geringen Wettbewerbs bei großen Anteilen, die nur wenige große Lieferanten bedienen konnten. Kleinere Lieferanten mussten sich auf kleinere Anteile konzentrieren, um die ein intensiver Wettbewerb herrschte. Die flexible Anteilszuteilung sorgt für intensiven Wettbewerb zwischen Lieferanten aller Größen. Wir gestalteten den flexiblen Anteilsansatz so, dass er vollständig mit den relevanten Vorschriften konform ist.

Um entscheidende nicht-monetäre Unterschiede zwischen den Lieferanten zu berücksichtigen, entwickelten wir einen transparenten Ansatz, der die Ergebnisse der Lieferantenbewertungen in monetäre Werte überführt. Dieser innovative Ansatz ermöglichte es uns, die Gesamtkosten (Total Cost of Ownership) zum Gegenstand der Verhandlungen und der Vergabeentscheidungen unseres Kunden zu machen.

Unser spieltheoretischer Ansatz belebte den Wettbewerb zwischen den Lieferanten und erhöhte die Zahl der angebotenen Kapazitäten. Wir erzielten über die ausgewählten Pilotprojekte hinweg erhebliche Einsparungen in einer Größenordnung von 15 % bis 40 %.

 

Ausrollen der spieltheoretischen Lösung

Angesichts des durch die erfolgreichen Pilotprojekte entstandenen Schwungs erhielten wir Rückhalt durch die Geschäftsführung, und der Kunde begann, unseren Ansatz in der gesamten Organisation auszurollen.

Die Einkaufsorganisation begann, anstehende Beschaffungsverhandlungen auf ihre Eignung zu prüfen, und identifizierte Dutzende von Projekten für eine spieltheoretische Optimierung, die ein beträchtliches Einkaufsvolumen abdeckten.

Parallel dazu stellte Competitio den spieltheoretischen Ansatz der Einkaufsorganisation in Präsentationen und Workshops vor.

Unser Kunde profitiert in mehrfacher Hinsicht von der Zusammenarbeit mit Competitio:

Indem die Dynamik der Verhandlungen zugunsten unseres Kunden verändert wurde, konnte die strategische Verknappung des Angebots deutlich reduziert werden.

Unsere innovative Methodik, bewertete Unterschiede zwischen Lieferanten zu berücksichtigen, ermöglicht es, die Gesamtkosten (Total Cost of Ownership) zum Gegenstand sektorenregulierter Verhandlungen zu machen. Diese verbesserte Transparenz erlaubt es den Bietern, die für die Vergabeentscheidung maßgebliche Größe individuell zu steuern, und intensiviert den Wettbewerb.
Die gestärkten strategischen und operativen Fähigkeiten des Einkaufs erzeugen weitere erhebliche Kostensenkungen: Strategische Einkäufer gewannen zusätzliche Mittel, um Wettbewerbssituationen zu analysieren, zu verstehen und zu gestalten.

Competitio vermittelte dem Kunden theoretisches und methodisches Wissen, praktische Werkzeuge und robuste Designs, die für nahezu jede Wettbewerbssituation hocheffiziente Lösungen boten. Der Wissenstransfer stärkte die Verhandlungsmacht des strategischen Einkaufs und führte zu erheblichen Kostensenkungen.
Die durchgeführten Spieltheorie-Projekte generierten direkte Einsparungen im zweistelligen Millionen-Euro-Bereich. Nach der vollständigen Verankerung in der Einkaufsorganisation schufen die neuen Methoden erhebliche indirekte Vorteile, da die Organisation die Spieltheorie eigenständig anwandte.

Unsere Spieltheorie-Projekte fördern und verbessern das funktionsübergreifende Verständnis, die Zusammenarbeit und das Kräftegleichgewicht, indem sie Entscheidungsträger aus allen relevanten Funktionen in die Ausschreibungen einbinden.

 

Die Rolle des Einkaufs, ROI und Bewertung der Beratung

Die zusätzlichen Einsparungen und die verbesserte Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten stärkten die Rolle der Einkaufsabteilung. Während Einkaufsverantwortliche zuvor häufig erst in einer späten Phase des Vergabeprozesses eingebunden wurden, in der die Möglichkeit, kritische Verhandlungsparameter zu beeinflussen, in der Regel gering war, wurde eine frühere Einbindung gängiger.

Technische Stakeholder schätzten die verbesserte funktionsübergreifende Zusammenarbeit und die Rationalität des Ansatzes.
Darüber hinaus hängt die Verhandlung mit spieltheoretischer Optimierung nicht länger von individuellen Verhandlungsfähigkeiten ab – vielmehr wird eine Verhandlung zu einem Prozess, den jeder nach der Logik und den Erkenntnissen der Spieltheorie entwickeln und durchführen kann.

Je nach optimiertem Beschaffungsvolumen erzeugte unser Engagement ROIs im Bereich mittlerer zweistelliger oder niedriger dreistelliger Werte. Die Spieltheorie-Projekte von Competitio erzielen tendenziell selbst nach wiederholten Preissenkungen noch Kosteneinsparungen. Die Mitglieder der Projektteams haben Freude an der Projektarbeit und sind in der Regel bestrebt, weitere Projekte durchzuführen. Durchschnittliche Bewertungen unserer Beratung durch die Teammitglieder im Bereich von 9,65 bis 9,85 von maximal 10 Punkten unterstrichen die positive Resonanz.

 

Fazit

Mehrere Faktoren sind für den anfänglichen und dauerhaften Erfolg entscheidend: Das Einkaufsmanagement traf die strategische Entscheidung, mehrere Spieltheorie-Pilotprojekte durchzuführen, und signalisierte gegenüber der Organisation, dass es den innovativen Ansatz unterstützt. Die Besetzung der Projektteams mit aufgeschlossenen Mitgliedern führte zu hervorragenden Diskussionen und kreativen Ideen. Spieltheorie-Workshops legten den theoretischen Hintergrund und schulten die Anwendung des theoretischen Wissens auf spezifische Situationen anhand von Fallstudien.

Letztlich gibt es einen idealen Weg, um zu lernen, wie man Spieltheorie auf Beschaffungsverhandlungen anwendet: möglichst viele begleitete Projekte durchzuführen.

 

Abschließender Rat

Die Anwendung der Spieltheorie im strategischen Einkauf bietet erhebliches Potenzial, um Ihre Verhandlungsfähigkeiten weiter zu verbessern. Competitio ist auf die Durchführung von Spieltheorie-Projekten in Branchen mit regulierter Beschaffung spezialisiert.

Wenn die oben dargestellten Ideen Sie ansprechen, kontaktieren Sie uns gerne.