Was Should-Costing ist: der Zielpreis von unten

Should-Costing kehrt die übliche Logik der Preisfindung um. Nicht der Lieferant nennt einen Preis, den der Einkauf akzeptiert oder ablehnt, sondern der Einkauf rekonstruiert den Preis von unten – aus den realen, technisch und marktwirtschaftlich begründbaren Herstellkosten eines Produkts. Diese Soll-Kosten setzen sich aus nachvollziehbaren Bausteinen zusammen: Materialeinsatz und aktuelle Rohstoffnotierungen, Fertigungszeiten und Maschinenstundensätze, Werkzeug- und Rüstkosten, Ausschussraten, Gemeinkosten sowie ein marktüblicher Gewinnaufschlag.

Der Wert der Methode liegt in der Objektivierung. Sobald der Zielpreis von unten steht, wird sichtbar, wo ein Angebot überhöhte Margen, Ineffizienzen oder ungerechtfertigte Aufschläge enthält. Gerade bei komplexen Baugruppen, Sonderanfertigungen oder langlaufenden Serien, wo ein einfacher Marktvergleich versagt, schafft Should-Costing die nötige Kostentransparenz – und ersetzt Bauchgefühl und Erfahrungswerte durch Argumente, die einer technischen Prüfung standhalten.

Total Cost of Ownership und die Vergleichspreis-Methode

Kostentransparenz endet nicht beim Stückpreis. Der belastbare Vergleich zweier Angebote verlangt die Total Cost of Ownership – die Gesamtkosten, die ein Zukauf über seinen Lebenszyklus im eigenen Unternehmen verursacht. Angebote unterscheiden sich selten nur im Preis, sondern auch in Qualität, Zahlungszielen, Wechselkosten, Wartungsaufwand und Vertragsbedingungen.

Die Vergleichspreis-Methode übersetzt jeden dieser nicht-preislichen Unterschiede in Geld und verdichtet ihn zu einer einzigen Vergleichszahl je Angebot. Die Anpassungen fallen in zwei Klassen:

  • Relative Faktoren, die mit den Gesamtkosten skalieren und als Prozentsatz wirken – etwa Zahlungsziele sowie Effizienz- oder Wartungsunterschiede.
  • Absolute Faktoren als feste Beträge – etwa interne Einrichtungs-, Wechsel- oder Qualifizierungskosten.

Entscheidend ist: Bepreist werden nur die Unterschiede zwischen den Angeboten, nicht ein vollständiges Kostenmodell. So kippt mancher vermeintlich günstigste Preis, sobald Wechselkosten und Zahlungsziele monetär bewertet sind – und der Vergleich findet endlich auf gleicher Basis statt.

Kostentransparenz bei Monopolen und Oligopolen

Ihren größten Nutzen zeigt die Methode dort, wo der Markt keine Antwort liefert: bei Monopolen und engen Oligopolen. Fehlen echte Vergleichsangebote, ersetzt eine fundierte Kostenmodellierung den fehlenden Wettbewerb durch eine sachliche Referenz dafür, was ein Produkt auf Basis von Materialpreisen, Fertigungsprozessen und gängigen Marktparametern eigentlich kosten sollte.

Damit lässt sich auch gegenüber einem einzigen Anbieter begründen, warum ein Preis überzogen ist – und wo technische oder organisatorische Einsparpotenziale liegen, etwa durch Spezifikationsänderungen, alternative Materialien oder Skaleneffekte. Voraussetzung ist eine nüchterne Analyse, ob überhaupt ein echtes Monopol vorliegt: Gibt es Substitute, neue Anbieter, Make-or-Buy-Optionen oder anpassbare Spezifikationen? Häufig wird dabei der Wissensstand der Gegenseite überschätzt – Lieferanten kennen die tatsächlichen Abhängigkeiten oft weniger genau als angenommen. Kostentransparenz verschiebt das Informationsgefälle zugunsten des Einkaufs und macht Alternativen glaubhaft, wo sie zuvor unsichtbar blieben.

Von der Kostenbasis zur belastbaren Verhandlung

Eine belastbare Kostenbasis verändert das Verhandlungsgespräch. Wer mit einer nachvollziehbaren Kalkulation auftritt, signalisiert Vorbereitung und Marktkenntnis und ersetzt konfrontative Behauptungen durch eine sachliche, stufenweise Argumentation auf Augenhöhe. Bereits in der Ausschreibung lässt sich ein strukturierter Cost Break Down als Angebotsvoraussetzung fordern – so wird früh sichtbar, ob ein Angebot realistisch ist oder Nachverhandlungen vorprogrammiert sind.

Ihre volle Wirkung entfaltet die Kostenbasis, wenn sie in einen sauber strukturierten Vergabeprozess eingebettet ist, etwa mit mehrstufigen Bieterrunden und Bonus-Malus-Systemen. Die Kostenmodellierung liefert die inhaltliche Orientierung, das Prozessdesign den Wettbewerbsdruck. Der Hebel ist erheblich: Bei angenommenen 5 % Deckungsbeitragsmarge des Zusatzgeschäfts entspricht eine Einsparung von 100.000 EUR bereits der EBIT-Wirkung von 2 Mio. EUR zusätzlichem Umsatz. Genau an dieser Verbindung aus Kostentransparenz und Verhandlungsmechanik setzt spezialisierte Einkaufsberatung an.